Bezwaar maken: hier moet je op letten

Voordat een belastingzaak aan de rechter kan worden voorgelegd moet eerst bezwaar worden gemaakt tegen het besluit waar onenigheid over bestaat. In de bezwaarprocedure wordt het bestreden besluit (vaak een belastingaanslag) beoordeeld door een andere inspecteur van de Belastingdienst dan degene die het besluit nam. Door deze heroverweging wordt voorkomen dat de rechter bedolven raakt onder zaken waarin het geschil bij nader inzien gemakkelijk op te lossen is (de zogenoemde filterfunctie). In dit blog wordt de bezwaarprocedure toegelicht. Waar moet een bezwaarschrift aan voldoen en waar liggen de kansen en risico’s in het vervolg van de bezwaarprocedure?

Formele aspecten

  • Bezwaar, waartegen?

Niet tegen elke beslissing van de Belastingdienst kan bezwaar worden gemaakt. Bezwaar (en daarmee beroep bij de rechter) staat alleen open voor belastingaanslagen en in de wet aangewezen ‘voor bezwaar vatbare beschikkingen’ (zoals de informatiebeschikking, boetebeschikking en rentebeschikking). Daarbij geldt dat de voldoening of afdracht van belasting op aangifte (zoals bij omzet- en loonbelasting) met een voor bezwaar vatbare beschikking is gelijkgesteld. Tegen aanslagen kan dus altijd bezwaar worden gemaakt en tegen andere beslissingen van de inspecteur alleen als de wet dat speciaal bepaalt.

  • Wanneer?

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken en begint de dag na die van de dagtekening van het besluit of de latere bekendmaking daarvan. De hoofdregel is dat het bezwaarschrift binnen de termijn van zes weken door de fiscus moet zijn ontvangen. Daar geldt een uitzondering op als het bezwaarschrift binnen de termijn van zes weken is verstuurd met PostNL en binnen een week na het verstrijken van de termijn is ontvangen.

  • Formele eisen aan een bezwaarschrift

Hoewel tegen bepaalde aanslagen digitaal bezwaar kan worden gemaakt, is dat tegen een ruime meerderheid van de fiscale besluiten niet mogelijk. Bezwaar moet dus in de meeste gevallen schriftelijk worden ingediend. Het moet daarbij duidelijk zijn tegen welk besluit bezwaar wordt gemaakt; neem daarom datum en nummer van de aanslag in het bezwaarschrift op. Verder bepaalt artikel 6:5 Awb dat een bezwaarschrift de naam, het adres en de handtekening van de indiener bevat. Ook moeten datum van indiening van het bezwaarschrift en de gronden van bezwaar zijn vermeld. Met gronden van bezwaar wordt bedoeld op welke punt(en) de indiener het niet eens is met het besluit van de inspecteur en wat hij/zij wel zou willen.

Als niet aan deze eisen voor een geldig bezwaarschrift is voldaan, moet de inspecteur een (herstel)termijn bieden om de gebreken te herstellen. Het is dan dus niet gelijk game over, al is termijnoverschrijding meestal wel fataal. Het kan best moeilijk zijn om een goed opgesteld bezwaarschrift in te dienen binnen een termijn van zes weken. Als dan opzettelijk een bezwaarschrift wordt ingediend met één of meer gebreken, dan worden de zes weken opgerekt met de hersteltermijn die de inspecteur moet bieden (dat heet in de professionele praktijk een pro forma bezwaarschrift).

Hoorgesprek en inzage stukken

Als daarom wordt verzocht is er tijdens de bezwaarfase een hoorgesprek met de inspecteur en kan daaraan voorafgaand inzage worden genomen in zijn dossier (waarin de stukken van de zaak horen te zitten). Door de dossierstukken in te zien kan een (als het goed is compleet) beeld worden verkregen van het bewijsmateriaal dat de inspecteur heeft voor zijn besluit. Het hoorgesprek biedt de gelegenheid om de zaak persoonlijk toe te lichten, aan een ambtenaar die niet bij het nemen van het besluit betrokken was. In de praktijk wordt het hoorgesprek vaak benut om met de inspecteur de mogelijkheid van een tussenoplossing (compromis) te bespreken. Als de emoties hoog zijn opgelopen, kan worden verzocht om mediation (conflictbemiddeling) toe te passen.

Einde bezwaarfase en beslistermijn

De bewaarfase eindigt met een uitspraak op bezwaar. De inspecteur heeft in beginsel zes weken de tijd om uitspraak op bezwaar te doen, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn om bezwaar te maken verstreek. Binnen die termijn moet inzage in de stukken worden verleend en het hoorgesprek zijn gehouden. De inspecteur kan de beslistermijn eenmalig met zes weken verlengen, voor verdere verlenging is toestemming van de bezwaarmaker nodig. Gebruikelijk is dat de inspecteur eerst een voorgenomen uitspraak op bezwaar toestuurt, waarin hij gelegenheid biedt om daarop te reageren.

Als de inspecteur de beslistermijn laat verstrijken, kan hij schriftelijk in gebreke worden gesteld. Als de inspecteur dan niet binnen twee weken alsnog uitspraak op bezwaar doet, kan beroep worden ingesteld bij de rechtbank wegens het uitblijven van een beslissing op het bezwaarschrift. De rechtbank kan de zaak vervolgens gelijk inhoudelijk behandelen of bepalen dat de inspecteur alsnog uitspraak op bezwaar moet doen. Op verzoek stelt de rechtbank daarbij direct de dwangsom vast voor de periode dat de inspecteur te laat is met het nemen van een beslissing. De bezwaarmaker kan door hiervan gebruik te maken druk uitoefenen op de inspecteur om uitspraak op bezwaar te doen.

Bewijsregels

Om de strategie in een fiscale zaak goed te kunnen bepalen, is kennis van het bewijsrecht een belangrijke factor. De hoofdregel is dat de inspecteur de bewijslast draagt voor belasting verhogende elementen (zoals bijtelling van inkomsten) en dat de belastingplichtige belasting verlagende elementen (zoals aftrekposten) aannemelijk moet maken. Als de inspecteur stelt dat er meer omzet of inkomen is genoten dan is opgegeven, dan rust dus op hem de bewijslast die stelling aannemelijk te maken. Als dat hem lukt, kan de bewijslast wel omkeren, wat betekent dat de belastingplichtige moet bewijzen dat de schatting van het inkomen door de inspecteur onjuist is en wat hij dan wel zou hebben verdiend.

Strategische overwegingen

  • Voorfase

Bij een fiscale controle is het meestal mogelijk om, nog voordat de aanslagen worden opgelegd, op de bevindingen van de inspecteur te reageren. Het kan verstandig zijn van die gelegenheid gebruik te maken en vroegtijdig uw argumenten naar voren te brengen. De controlefase is echter niet erg geschikt voor het voeren van discussie over wie gelijk heeft; dat leidt vaak tot niets zinnigs. Dat komt ook omdat controleurs zich hebben vastgebeten in de zaak en soms moeite hebben die objectief te blijven bekijken nadat zij al (‘voorlopige’) conclusies hebben getrokken. Stel een discussie daarom uit tot het hoorgesprek of de bezwaarfase. De bezwaarbehandelaar bekijkt het dossier in de regel met meer afstand dan zijn voorgangers.

  • Inschatting

Om een goede beslissing te kunnen nemen over de te hanteren strategie in de bezwaarfase is het verstandig een beeld te vormen over hoe de zaak tot een goed einde kan worden gebracht. Heeft de belastingplichtige evident gelijk en valt dat gemakkelijk aan te tonen, benut de bezwaarfase dan optimaal door inhoudelijk de discussie aan te gaan. Rechters zien dat graag, omdat de zaak dan meer uitgekristalliseerd is, mocht de zaak bij hen belanden. Daarnaast kan in de regel eerder een tussenoplossing (compromis) worden bereikt als het bezwaar goed gemotiveerd is en van bewijsstukken ter onderbouwing van het ingenomen standpunt is voorzien. De inspecteur heeft er immers belang bij de zaak in de bezwaarfase te beslechten, omdat een procedure bij de rechter ook hem veel tijd kost.

  • Informatieplicht geldt nog in bezwaar

Heeft de inspecteur een punt maar staat het niet vast of hij voldoende bewijsmateriaal heeft om de zaak rond te krijgen, dan is inzage in het dossier noodzakelijk. Afhankelijk van de inhoud van het dossier kan worden beoordeeld of het zinvol is het ingediende bezwaarschrift nader te motiveren. Als het in het dossier aanwezige bewijsmateriaal mager is, kan het strategisch zijn de bezwaarfase zo snel mogelijk te doorlopen. De inspecteur kan in bezwaar namelijk nog gebruik maken van zijn controle- en informatiebevoegdheden en een informatiebeschikking nemen als daaraan niet wordt voldaan. Een voorbeeld is het geval waarin in conclusies zijn getrokken in een controlerapport, terwijl de onderliggende bewijsstukken uit de administratie van de onderzochte ondernemer niet in het dossier aanwezig zijn.  Als in de bezwaarfase het gebrek aan bewijs wordt aangekaart, is het risico levensgroot dat de inspecteur vragen gaat stellen om zijn bewijspositie te verbeteren. Door strak de hand te houden aan de termijn waarbinnen de inspecteur uitspraak op bezwaar moet doen, kan worden voorkomen dat de zaak (te) lang in de bezwaarfase blijft hangen. 

Conclusie

De bezwaarprocedure is het voorportaal voor burgers die het niet eens zijn met belastingaanslagen en andere fiscale besluiten die hen aangaan. Er kan uitsluitend bezwaar worden gemaakt tegen besluiten waarvan in de wet staat dat ze ‘openstaan’ voor bezwaar. Als een controle is ingesteld is het over het algemeen niet raadzaam al in de voorfase discussie te voeren met de controleurs van de Belastingdienst. In de bezwaarfase moet worden bedacht met welke aanpak de zaak het best kan worden beslecht. Over het algemeen is het uitgebreid motiveren en onderbouwen van het bezwaarschrift verstandig, maar niet altijd. Als de inspecteur een lastige bewijspositie heeft, is het aan te raden de bezwaarfase niet langer te laten duren dan strikt nodig is. De inspecteur heeft namelijk tot het geschil bij de rechter ligt de bevoegdheid informatie van de belastingplichtige te vragen om zijn bewijspositie te verbeteren.

Termijnen, het lijkt zo eenvoudig.

Termijnen spelen in het recht, en in het belastingrecht al helemaal, een belangrijke rol. Zo opende ik ook voorgaande blog al. U zou kunnen denken dat vanwege dat belang alle vragen over wanneer een termijn aanvangt en, crucialer, eindigt, wel zijn uitgekristalliseerd. Niets is echter minder waar. Net even te laat bezwaar maken is in de meeste gevallen fataal. Bewijs van het niet ontvangen hebben van aanslagen ligt zelfs in veel gevallen bij de belastingplichtige. Gelukkig kan ook de inspecteur stevig in de problemen komen indien hij zich niet aan de voor hem geldende termijnen houdt. Of niet? [1]

man leaning over with head in oversized mailbox

In veel gevallen meen ik dat onze overheid het voor zichzelf wel heel goed heeft geregeld en verplichtingen vooral bij de burger heeft gelegd die zijn recht wil halen. Bovendien staat op nagenoeg elke verplichting van de burger een sanctie bij niet nakoming. Verplichtingen aan de zijde van de overheid, in de fiscaliteit meestal de inspecteur, zijn veel schaarser. En er staat zelden een sanctie op. Meten met twee maten, maar kennelijk is er geen sprake van gelijke monniken. Gelukkig heeft de wetgever wel oog gehad voor de ergernis over ambtelijke traagheid. De termijn om uitspraak te doen op fiscale bezwaarschriften is teruggebracht van een jaar naar in beginsel zes weken en overschrijding kan de inspecteur op een dwangsom komen te staan. Bovendien is er de mogelijkheid om beroep in te stellen zonder uitspraak. Tot slot kan echte traagheid, het doen van uitspraak meer dan een half jaar te laat € 500 aan immateriële schadevergoeding per halfjaar opleveren wegens spanning en frustratie. Ik beschrijf in dit blog enkele discussiepunten over het einde van de beslissingstermijn.

Verlenging van de beslissingstermijn

De termijn om uitspraak op bezwaar te doen is strikt geregeld in artikel 7:10 van de Algemene wet bestuursrecht: 6 weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Ik begin hier nu niet over complicaties die in voornoemde wettelijke formulering liggen besloten. Afgezien van verlenging van de termijn wegens verzuimen die aan het bezwaarschrift kleven, bestaat de mogelijkheid om de termijn met 6 weken te verdagen. Van beide verlengingen moet de inspecteur schriftelijk mededeling doen. Tot slot biedt de wet ook de mogelijkheid om de termijn op afspraak te verlengen.

De schriftelijke mededeling

Termijnen zijn er ten behoeve van de rechtszekerheid. Aan die zekerheid heeft iemand pas wat als hij op de hoogte raakt van veranderingen. Vandaar de verplichting voor de inspecteur om termijnverlengingen op schrift te stellen. Het ligt dan een beetje voor de hand dat de verlenging ook pas geldt vanaf het moment dat diegene die bezwaar heeft gemaakt kennis heeft genomen van de (reden tot) verlenging. In dit geval bedriegt de logica.

Of een stuk dat de belastingplichtige verzendt tijdig is, hangt af van de datum van ontvangst door de inspecteur. Andersom heeft echter in beginsel te gelden dat een stuk bekend is gemaakt daags nadat het is verzonden. Dus ongeacht de datum waarop het stuk aankomt. Oneerlijk? Op basis van het uitgangspunt dat postbezorging nagenoeg feilloos is en de hoofdregel is bezorging binnen 24 uur, maakt het verschil in benadering niets uit. De uitzondering op de regel heeft echter pech. Een bedenkelijke keuze van de wetgever om deze pech voor rekening en risico van de burger te laten komen. Zeker als er inmiddels een redelijk aantal gevallen in de krant hebben gestaan waaruit bleek dat de postbezorging minder feilloos was dan te verwachten viel.

Het is daarnaast regel geworden dat de post van de Belastingdienst er een dag of vier over doet. De dag erop bezorgen is de uitzondering geworden. Een welbewuste keuze van de top van de Belastingdienst bij het nieuwe contract met PostNL, om te besparen op de kosten van postbezorging. Bezuinigen op de kosten ten laste van de rechtszekerheid van de burger heeft ook tot gevolg dat alle termijnen die de burger worden gesteld een aantal dagen worden verkort.

Me dunkt dat de vertraging door het nieuwe contract met PostNL de termijnen van de overheid moet verkorten, in ieder geval niet die van de belastingplichtige.

Verdaging van de beslistermijn

Met grote regelmaat wordt de termijn om te beslissen op een bezwaarschrift met een simpel inhoudsloos briefje verdaagd. Een verzoek om toelichting wordt vaak afgedaan met de opmerking dat de verdaging niet hoeft te worden gemotiveerd. Mag de inspecteur een van de weinige hem gestelde termijnen zo maar verlengen? Nog afgezien van fatsoen, is dat zonder meer de vraag.

In de parlementaire geschiedenis is aangegeven dat organisatorische problemen geen reden mogen zijn om te verdagen.[2] ‘Ik kwam er even niet toe’ is derhalve geen valide reden. Ook is in deze parlementaire geschiedenis aangegeven dat de reden van de verdaging in rechte kan worden getoetst.[3] Bij een verschil van inzicht over de vraag of er een goede reden was om te verdagen, zou derhalve ondanks de verdaging beroep moeten kunnen worden ingesteld ten einde de redenen voor de verdaging aan een rechter voor te leggen.

De schorsende werking van de informatiebeschikking

Afgezien van de eerdergenoemde mogelijkheden om de beslissingstermijn te verdagen, is er nog een belangrijk ‘instrument’ waarmee de termijn wordt verlengd: een afgegeven informatiebeschikking schorst de termijn om uitspraak te doen op bezwaar. In beginsel.

Een termijn die al is geëindigd kan vanzelfsprekend niet meer worden verlengd. Dat zou met zich mee moeten brengen dat een informatiebeschikking die is afgegeven nadat de termijn voor het doen van uitspraak al is verstreken, geen schorsende werking meer heeft. De juistheid van de redenen op grond waarvan de termijn om uitspraak te doen op bezwaar is verlengd, speelt dus een rol bij de vraag of de informatiebeschikking wel daadwerkelijk schorsende werking heeft.

Informatiebeschikking hangende beroep

De mogelijkheden om een informatiebeschikking af te mogen geven zijn door de Hoge Raad ruim uitgelegd. Een informatiebeschikking afgeven terwijl er al een beroep loopt bij de rechter, is echter niet toegestaan. Ook al is dit een beroep wegens het niet tijdig doen van uitspraak. Bijvoorbeeld om te toetsen of om de juiste redenen is aangegeven dat het nog wat langer duurt voordat een uitspraak op bezwaar volgt.

Conclusie

Inspecteurs springen wat makkelijk om met termijnen, gewend als ze zijn geraakt aan het feit dat er toch geen sanctie op staat. Het is echter de vraag of postvertraging wel terecht ten laste van termijnen van de bezwaarmaker worden gebracht. En of verdaging op onjuiste gronden de termijn daadwerkelijk verlengt. En of een ontijdige informatiebeschikking nog wel de vaak door de inspecteur beoogde schorsende werking heeft. Het is de hoogste tijd dat niet alleen de burger de consequentie van termijnoverschrijdingen ondervindt. Met het strikt hanteren van voor de inspecteur geldende termijnen kan het hem ook buitengewoon lastig worden gemaakt dossiers af te wikkelen wanneer het hem goed dunkt. Heerlijk.

Mr. B.J.G.L. (Ludwijn) Jaeger 

[1] Dit blog is in verkorte vorm ook geplaatst in Accountancy Vanmorgen
[2] Kamerstukken II 2008/09, 31 769, nr. 6, p. 1.
[3] Kamerstukken II 2008/09, 31 751, nr. 3, p. 9.